Αποτελεσματικότητα και απόδοση του Ασφαλιστή!
Ακολουθήστε μας στο Linkedin και συνδεθείτε με άλλους επαγγελματίες του κλάδου
Οι Στόχοι στην Οργάνωση του Χρόνου και η Διαχείριση του
Γιώργος Νάταρ – B.Sc, M.Sc, MCyHRMA – Πιστοποιημένος Εκπαιδευτής και Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Ασφαλίσεων
Ιανουάριος 2023
Οι Στόχοι της Οργάνωσης του Χρόνου
Όπως έχουμε αναφέρει και στο προηγούμενο μας άρθρο, ο ασφαλιστικός τομέας σήμερα αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις. Η αναγέννηση του πληθωρισμού, η επιστροφή των πανωτοκίων, το αυστηρότερο πλαίσιο νομοθεσίας, η εικόνα του σημερινού ασφαλιστή, όλα επηρεάζονται προκαλώντας μείωση στην ποιότητα των παροχών και λειτουργιών. Οι νέοι κίνδυνοι από την πανδημία, οι απειλές του κυβερνοχώρου, και η επίδραση από την κλιματική αλλαγή έχουν ήδη αντίκτυπο στο μέγεθος και τη συχνότητα των ζημιών και στις συνεπακόλουθες καταστάσεις. Όλα όμως αυτά είναι οι πραγματικές ευκαιρίες ανάπτυξης για τον ασφαλιστικό τομέα, αφού η ισχύς των πελατών, μαζί με την ανάπτυξη της τεχνολογίας και τη μετατόπιση των ορίων της αγοράς, οδηγούν τον ασφαλιστικό κλάδο σε δράση. Με συγκεκριμένο τρόπο μάλιστα, όχι με το σύστημα «δοκιμή και λάθος», ούτε και αντιδρώντας απλά και περιστασιακά σε ό,τι έρχεται, και φυσικά και ούτε μένοντας απαθείς.
Από πολύ παλιά ο κόσμος χρησιμοποιούσε παροιμίες για να δείξει πόσο σημαντικός πόρος είναι ο χρόνος, με πολλά νοήματα που ισχύουν ίσως ακόμα περισσότερο σήμερα, που όλοι τρέχουμε για να κάνουμε… περισσότερα!
“Η βιάση ψήνει το ψωμί, μα δεν το καλοψήνει”, “Αγάλι αγάλι γίνεται η αγουρίδα μέλι!”,
“Κίνησε ο Εβραίος στο παζάρι κι ήταν ημέρα Σάββατο”, “Νιος ήμουνα και γέρασα”,
“Όπoιος βιάζεται σκoντάφτει”, “Ο ψεύτης και ο κλέφτης τον πρώτο χρόνο χαίρονται”,
“Αν δεν σπείρεις άνοιξη, θα θερίζεις καλοκαίρι”.
και πολλές άλλες παροιμίες που η παράδοση μας δίνει μαθήματα και παθήματα στη διαχείριση του χρόνου μας. Και είναι ξεκάθαρο το συνολικό μήνυμα. Ο Χρόνος θέλει τρόπο για να αξιοποιηθεί.
Οργάνωση ή Διαχείριση του Χρόνου;
Ας αρχίσουμε με τον Χίλωνα τον Λακεδαιμόνιο, που είπε φιλοσοφώντας «Χρόνου Φείδου» δηλαδή να κάνουμε οικονομία στο χρόνο μας ή πιο συγκεκριμένα να τον ξοδεύουμε με σύνεση.
Η Οργάνωση του Χρόνου γίνεται πάντοτε προκαταβολικά για να μπορέσει ο κάθε ενδιαφερόμενος να θέσει τις βάσεις, να καθορίσει το πλαίσιο που θα μπορεί να αξιοποιηθεί σε μια δεδομένη χρονική περίοδο.
Από την άλλη η Διαχείριση του χρόνου γίνεται πάντοτε σε πραγματικό χρόνο. Να εφαρμόσουμε την οργάνωση και τον σχεδιασμό ή να αντιδράσουμε στα πολλά απρόοπτα που μας αναγκάζουν να αναδιοργανωθούμε;
Ο νόμος του Πάρκινσον
Ο νόμος αυτός είναι ο βασικότερος σε σχέση με την αποτελεσματικότητα μας να εκτελούμε όσο το δυνατόν καλύτερα μια εργασία. Ο νόμος δηλώνει ότι «η εργασία επεκτείνεται για να γεμίσει το χρόνο που είναι διαθέσιμος για την ολοκλήρωσή του», δηλαδή όσο περισσότερο χρόνο αφιερώνουμε εκ των προτέρων σε μια συγκεκριμένη εργασία, τόσο περισσότερο θα χρειαστεί να την ολοκληρώσουμε, ακόμα κι αν θα μπορούσε να έχει ολοκληρωθεί σε μικρότερη χρονική περίοδο.
Ο νόμος της ασήμαντης αξίας: Γιατί οι άνθρωποι επικεντρώνονται σε μικρά ζητήματα;
Ο νόμος αυτός περιγράφει το φαινόμενο όπου οι άνθρωποι ξοδεύουν ένα σχετικά μεγάλο χρονικό διάστημα, ενέργεια και άλλους πόρους που ασχολούνται με σχετικά μικρά και ασήμαντα θέματα. Φοβόμαστε να ασχοληθούμε αρχικά με τα σημαντικά και παραγωγικά μέρη μιας εργασίας, και στο τέλος… τρέχουμε να τα κάνουμε όσο πιο βιαστικά γίνεται, και ασφαλώς η ποιότητα θα παραμείνει σε χαμηλά επίπεδα.
Πρέπει όλοι μας να αξιολογούμε την κάθε εργασία και να την αντιπαραβάλουμε με την παραγωγικότητα, και κατά συνέπεια με την κερδοφορία μας.
Ανάλυση του χρόνου για οργάνωση
Μια μέρα έχει 24 ώρες, δηλαδή 1.440 λεπτά ή 86.400 δευτερόλεπτα. Πόσες εργασίες πρέπει να κατανέμουμε μέσα σε αυτό το χρόνο; Το σίγουρο είναι ότι όσο αφήνουμε το χρόνο να περνά αναξιοποίητος, τόσο λιγότερα καταφέρνουμε να εκτελέσουμε. Η αναβλητικότητα, το procrastination όπως αναφέρεται επισήμως είναι ο κυριότερος μπελάς. Και μας αφορά αποκλειστικά εμάς, κανέναν άλλο. Ο Μάικ Αρτσούλερ λέει πάντα «το κακό είναι ότι ο χρόνος περνάει, αλλά το σημαντικό είναι ότι εμείς είμαστε οι πιλότοι».
Αποτελεσματικότητα και Απόδοση
Συνεπώς καταλήγουμε σε δυο παράγοντες που ουσιαστικά καθορίζουν την καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου. Αυτοί είναι 1. Η Αποτελεσματικότητα, δηλαδή να επιλέγουμε τις σωστές κινήσεις μέσα σε μια περίοδο χρόνου, και 2. Η Αποδοτικότητα, δηλαδή να κάνουμε τις ορθές κινήσεις με το σωστό τρόπο.
Η αποτελεσματικότητα επιτυγχάνεται όταν αξιοποιήσουμε τους νόμους του Πάρκινσον που αναφέραμε πιο πάνω. Η Αποδοτικότητα όμως χρειάζεται την εμπειρία, την επανάληψη, τη στόχευση σε βελτιωμένες πρακτικές.
Όλα αυτά μας οδηγούν στα δυο Είδη του Χρόνου: 1. O Πραγματικός (Working Time) (πόσα έκανα)
Και 2. Ο Χαμένος (Elapsing Time) (πόσα δεν έκανα). Ο πρώτος είναι προγραμματισμένος, ο δεύτερος όμως είναι το κλειδί για την ανάλυση και ο τρόπος για να μπορούμε να αυξήσουμε την αποτελεσματικότητα μας, και ακολούθως, με δεδομένη την εμπειρία που θα αποκτήσουμε, να γίνουμε τελικά και πιο αποδοτικοί. Αυτή είναι η μαγική συνταγή, στη θεωρία πάντα. Απομένει να το κάνουμε πράξη. Πως;
Ο ιδανικός τρόπος Αξιοποίησης του χρόνου
Ο τρόπος είναι συγκεκριμένος. Να προγραμματίζουμε νωρίς τις εργασίες μας ακόμα κι αν θα χρειαστεί να αλλάξουν στην πορεία, να οργανώνουμε το χρόνο μας αξιολογώντας τι είναι πιο σημαντικό, και να πετυχαίνουμε τους στόχους μας όσο το δυνατό πιο έγκαιρα.
Ο πρόεδρος Αϊζενχάουερ, ο γνωστός ως Αϊκ, τη δεκαετία του ’50 χρησιμοποιούσε την πιο κάτω μέθοδο που φαίνεται στο σχεδιάγραμμα. Διαχώριζε τις εργασίες του σε δυο άξονες, τα σημαντικά από τη μία και τα επείγοντα από την άλλη, και ενώνοντας τα κατέληγε σε τέσσερις κατηγορίες. Όσα ήταν σημαντικά και επείγοντα τα εκτελούσε αμέσως. Τα σημαντικά που δεν ήταν επείγοντα τα προγραμμάτιζε για άλλη περίοδο, και τα επείγοντα που δεν ήταν σημαντικά γι’ αυτόν τα ανέθετε και τα μοίραζε στους έμπιστους του. Αυτή η διαδικασία είναι κυκλική. Όσο τα αφήνουμε ανεκτέλεστα, τόσο γίνονται πιο επείγοντα και πιο σημαντικά, και συνεπώς απλά πληθαίνουν αυτά που πρέπει να κάνουμε, και ασφαλώς αυτό δημιουργεί και το πρόβλημα της έλλειψης χρόνου. Διότι απλά δεν τα προλαβαίνουμε.
Tips για να Οργανώσεις σωστά τη μέρα σου!
Ακούμε πολλές φορές τη φράση από φίλους ή συνεργάτες, “δεν προλαβαίνω”. Αυτό τι σημαίνει; Υπάρχει ένα πολύ “βαρύ” πρόγραμμα ή μία πολύ κακή οργάνωση της μέρας του; Και τα δύο συνιστούν ένα πρόβλημα, το οποίο δεν θα πρέπει να το αφήνουμε γιατί σίγουρα με το χρόνο θα μας επιβαρύνει παραπάνω.
Θέσε προτεραιότητες. Το ζήτημα είναι αρχικά να εστιάσουμε στα σημαντικότερα για εμάς. Όλα τα πράγματα έχουν ένα κόστος και μία ωφέλεια ή κέρδος που λαμβάνουμε. Εάν δεν βάλουμε βαθμούς βαρύτητας στα καθημερινά μας πράγματα, τότε δεν μπορούμε να ξεκινήσουμε κανέναν προγραμματισμό. Τι κάνω συχνότερα;
Το ότι κάνω κάτι συχνά σημαίνει ότι το γνωρίζω καλά και όποτε και να το κάνω ξέρω ότι το κάνω καλά. Το στοιχείο αυτό μπορούμε να το μεταφέρουμε στο πρόγραμμά μας (εάν υπάρχει η δυνατότητα) και έτσι αποκτούμε ευελιξία. Παράλληλα δεν γίνεται βαρετό, υπάρχει εναλλαγή και ενδιαφέρον.
Ξεχώρισε την προσωπική ζωή και “δώσε” της χρόνο. Η οικογένεια και οι σχέσεις μας θα πρέπει να διαχωρίζονται από τις δουλειές. Ναι, θα πρέπει μέσα στις ώρες που μπορούμε να πάμε για μία βόλτα με ένα φίλο ή φίλη, αλλά όχι να τους “προσθέτουμε” στο πρόγραμμά μας. Είναι φίλοι, είναι η οικογένειά μας, είναι η προσωπική μας ζωή. Ξεκίνα να βάζεις τον προσωπικό σου χρόνο για κάθε μέρα, αλλά το καλύτερο που έχεις να κάνεις είναι να μην ακολουθείς προγραμματισμό και εκεί. Έτσι θα είναι πιο ξεκούραστο, θα είμαστε πιο χαλαροί.
Προγραμματισμός σημαίνει ατζέντα! Ό,τι και να σου αρέσει σημασία έχει να είναι όλα σωστά κατανεμημένα και να τα βρίσκουμε γρήγορα. Είναι σίγουρο ότι κάτι θα ξεχάσουμε. Για αυτό σημειώνουμε, “βομβαρδιζόμαστε” καθημερινά από πληροφορίες, ο μνήμη μας έχει τα δικά της όρια!
Βγάλε αυτά που δεν σου προσφέρουν κάτι. Υπάρχουν ώρες που τις δαπανούμε χωρίς λόγο. Καλό θα είναι να βάζουμε μέτρο σε οτιδήποτε άσκοπο κάνουμε, ας χρησιμοποιήσουμε το χρόνο αυτό με φίλους θα είναι πιο δημιουργικό. Ίσως μέσα στην εβδομάδα να μην προλαβαίνουμε να δούμε τι κάναμε λάθος και τι κάναμε σωστά. Κάποια στιγμή μέσα στο Σαββατοκύριακο που θα είμαστε ήρεμοι, μπορούμε να σκεφτούμε τι κάναμε σωστό και τι λάθος! Αν δεν μπορούμε μόνοι μας, ας παραδειγματιστούμε. Υπάρχουν φίλοι, γνωστοί ή συνεργάτες που τα προλαβαίνουν όλα. Μας πως το κάνουν; Αναρωτήθηκες ποτέ; Βρες το δικό σου τρόπο… Δεν είναι μόνο αυτά. Πρέπει να σκεφτούμε και έξω από το κουτί.
Πέντε συμβουλές για καλύτερη οργάνωση του χρόνου
1. Βάλε διορίες – Θα γίνεις περισσότερο παραγωγική αν καθορίζεις μια συγκεκριμένη ημερομηνία για την ολοκλήρωση των έργων που αναλαμβάνεις. Το άγχος του χρόνου σ’ αυτήν την περίπτωση βοηθάει.
2. Άρχισε με τα δύσκολα – Ξεμπέρδεψε από την αρχή με το δύσκολο μέρος της εργασίας σου. Όσο περισσότερο το αναβάλλεις τόσο δυσκολεύεσαι να συγκεντρωθείς. Άσε που αγχώνεσαι περισσότερο.
3. Λίγα και καλά χαρτιά – Η στοίβα από σημειώσεις και φωτοτυπίες πάνω στο γραφείο σου όχι μόνο δεν εξυπηρετεί αλλά και δυσκολεύει την ζωή σου. Οργάνωσε υλικό της εργασίας σου, έτσι ώστε να βρίσκεις αμέσως ότι θέλεις.
4. Ο πόλεμος των e – mail – Κάθε πρωί και απόγευμα αφιέρωσε δέκα λεπτά για να ελέγξεις τα μηνύματα σου τηλεφωνικά και ηλεκτρονικά. Σβήσε αυτά που δεν χρειάζεσαι και όσα έχεις ήδη ελέγξει, προκείμενου να μην τα συναντήσεις και πάλι την επόμενη μέρα με αποτέλεσμα να χάσεις χρόνο. Μην μπαίνεις στον πειρασμό να ελέγχεις κάθε τόσο μήπως έχεις νέο μήνυμα.
5. Τέλος χρόνου – Κλείσε τον υπολογιστή σου κάθε μέρα τριάντα λεπτά πριν από την ώρα που πρέπει να φύγεις. Χρησιμοποίησε το μισάωρο για να οργανώσεις τις δουλείες της επόμενης μέρας σου. Πάρε τα κλειδιά σου και φύγε ακριβώς την ώρα που ολοκληρώνεις την μέρα σου. Αν δεν το κάνεις εσύ δεν θα σου το υπενθυμίσει ο εργοδότης σου.
Σύστημα Διαχείρισης της κάθε Μέρας
Βάλτε υπενθυμίσεις για όλα τα σημαντικά
Σπάστε την εργασία σε ελεγχόμενα βήματα
Αγνοήστε τις ενοχλήσεις, όπου μπορείτε
Εστιάστε μόνο σε αυτά που μετρούν, έστω κι αν είναι τα δύσκολα
Οργανώστε νωρίς τη μέρα σας, εστω κι αν δεν θα πάει κατ’ ευχή
Γράφετε τις προτεραιότητες σας, έστω κι αν αλλάζουν
Κάντε μια λίστα με το τι πρέπει να… ΜΗΝ κάνετε
Ελέγχετε τα email σας μόνο 2 φορές την ημέρα
Κάντε μικρά διαλείμματα και φρεσκάρετε συχνά το μυαλό σας
“W”: – Γράψετε κάτω σε μια καθαρή σελίδα…
Τι θα κάνω …
σήμερα… ______________
αύριο… ______________
σε μια βδομάδα… ______________
σ’ ένα μήνα… ______________
σ’ ένα έτος… ______________
